Senast uppdaterad:
2023-02-07

Detta är ett informationsdokument som beskriver hur We-U-Me AB agerar i roll av personuppgiftsbiträde för uppgifter kopplad till anställd av omsorgs- eller pedagogisk verksamhet. Förekommande uppgifter i fråga är e-postadress och namn (i de fall den anställda använder sitt tilltalsnamn som användarnamn i Tjänsten). I de fall den anställda väljer att ladda upp stilla eller rörlig bild på sig själv kan även denna typ av data förekomma.

På begäran av personuppgiftsansvarig verksamhet upprättas detta som ett personuppgiftsbiträdesavtal med bilagor.

(”Avtalet”) ingås i detta fall mellan:

(1) We-U-Me AB, organisationsnummer 559336-2253, (”Personuppgiftsbiträde”); och

(2) , Aktuell verksamhet , (”Personuppgiftsansvarig”).

Tillsammans ”Parterna” och individuellt en ”Part”.

För upprättelse av avtal ombedes verksamheten ta kontakt via GDPR@weyoume.se

1.      BAKGRUND

Avtalet innehåller följande bilagor:

• Befintliga och godkända underbiträden
  • Tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder
  • Kontaktuppgifter

2.      DEFINITIONER

De begrepp som används i Avtalet ska ha samma betydelse som anges i artikel 4 i Dataskyddsförordningen.

”Behandling” av personuppgifter är allt som kan göras med en personuppgift, t.ex. lagring, ändring, läsning, överlämning etc.

”Gällande rätt” avser den lagstiftning som är tillämplig på den behandling av personuppgifter som sker under Avtalet, inklusive Dataskyddsförordningen, kompletterande nationell lagstiftning, samt praxis, vägledningar och rekommendationer utfärdade av en Tillsynsmyndighet.

”Personuppgifter” är all slags information som går att härleda till en identifierbar levande person (i Avtalet används ”personuppgifter” synonymt med ”personuppgifter för vilka Personuppgiftsansvarige är ansvarigt och som Personuppgiftsbiträdet behandlar på uppdrag av den Personuppgiftsansvarige”.)

”Personuppgiftsansvarig” är det företag/organisation som bestämmer för vilka ändamål och på vilket sätt personuppgifterna ska behandlas och därmed även ansvarar för att personuppgifter behandlas enligt Gällande rätt.

”Personuppgiftsbiträde” är det företag/organisation som behandlar personuppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning och får därmed endast behandla personuppgifterna enligt personuppgiftsansvariges instruktioner samt Gällande rätt.

”Registrerad” betyder den levande person vars personuppgifter behandlas.

”Tillsynsmyndighet” betyder svensk eller EU-myndighet, såsom svenska Integritetsskyddsmyndigheten och i förekommande fall annan tillsynsmyndighet som med stöd av lag utöver tillsyn över Personuppgiftsansvariges verksamhet.

3.      INLEDNING

• Avtalet reglerar behandlingar av personuppgifter som Personuppgiftsbiträdet utför för den Personuppgiftsansvariges räkning.
  • Avtalet har upprättats för att uppfylla de krav som framgår av artikel 28.3 i Europaparlamentets och Rådets förordning (EU) 2016/679 av den 27 april 2016 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG (”Dataskyddsförordningen”). Enligt denna bestämmelse ska det finnas ett skriftligt avtal om Personuppgiftsbiträdets behandling av personuppgifter för Personuppgiftsansvariges räkning.

4.      BESKRIVNING AV PERSONUPPGIFTSBEHANDLINGEN

4.1     Kategorier av registrerade

Personuppgiftsansvarige uppdrar Personuppgiftsbiträdet att behandla uppgifter som identifierar Personuppgiftsansvariges:

• Anställda

4.2     Kategorier av personuppgifter

Personuppgiftsbiträdet kommer att behandla följande personuppgifter på uppdrag av Personuppgiftsansvarige:

• Kontaktuppgifter
  • Användargenererade uppgifter
  • Stilla och/eller rörliga bilder

4.3     Källa

Personuppgiftsbiträdet får tillgång till personuppgifterna på följande sätt:

• Direkt från den Personuppgiftsansvariges anställda
  • Genom att tredje part överför personuppgifterna till Personuppgiftsbiträdet (tredje part är i detta fall endast kontoägaren som bjuder in den anställda till tjänsten via e-post)

4.4     Ändamålet med behandlingen av personuppgifter (”Ändamålet”)

Personuppgiftsbiträdet kommer att behandla personuppgifter för följande ändamål:

• Registrera användarkonto för att möjliggöra inloggning i Tjänsten
  • Verifiera användarens inloggningsuppgifter för att öka säkerheten och förhindra missbruk
  • Lagra personuppgifter i databas

4.5     Behandlingen av personuppgifter

Personuppgiftsbiträdet kommer att behandla personuppgifter på följande sätt:

• Registrering av personuppgifter
  • Lagring av personuppgifter
  • Radering eller förstöring av personuppgifter

5.      PERSONUPPGIFTSBITRÄDETS SÄRSKILDA ÅTAGANDEN

• Personuppgiftsbiträdet åtar sig att i samband med all behandling beakta och iaktta de principer för behandling av personuppgifter som framgår av artikel 5 i Dataskyddsförordningen.
  • Personuppgiftsbiträdet garanterar genom Avtalet att den Personuppgiftsansvarige inte på annat sätt behöver försäkra sig om att Personuppgiftsbiträdet uppfyller de krav på sakkunskap, tillförlitlighet och resurser för att genomföra tekniska och organisatoriska åtgärder som krävs enligt Gällande rätt.
  • Personuppgiftsbiträdet ska, på Personuppgiftsansvariges begäran, genom lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder, bistå Personuppgiftsansvarige i deras skyldighet att svara på begäran om utövande av registrerades rättigheter samt, med hänsyn till typen av behandling och tillgänglig information, genomföra konsekvensbedömningar avseende dataskydd och förhandssamråd med tillsynsmyndighet i enlighet med Gällande rätt.
  • Om Personuppgiftsbiträdet överträder Gällande rätt genom att självständigt fastställa ändamålen med och medlen för behandlingen (t.ex. Behandlar personuppgifterna för andra ändamål än Ändamålet), ska Personuppgiftsbiträdet anses vara personuppgiftsansvarig för den nya behandlingen utan att det påverkar behandlingen som sker i enlighet med Avtalet i övrigt.
  • Om Personuppgiftsbiträdet anser att instruktionerna som Personuppgiftsansvarige har lämnat är inkompletta, bristfälliga eller felaktiga ska Personuppgiftsbiträdet genast meddela Personuppgiftsansvarig. Personuppgiftsbiträdet har även rätt att avstå från att följa Personuppgiftsbiträdets instruktioner om de strider mot Gällande rätt.
  • Personuppgiftsbiträdet ska endast behandla personuppgifter på uppdrag av den Personuppgiftsansvarige i enlighet med Avtalet och Gällande rätt, såvida det inte inte föreligger ett krav enligt EU-rätt eller nationell lagstiftning, vilken Personuppgiftsbiträdet är skyldig att följa, i en EU-medlemstat. Föreligger ett sådant krav ska Personuppgiftsbiträdet informera Personuppgiftsansvarige om detta innan personuppgiftsbehandlingen påbörjas, såvida inte Personuppgiftsbiträdet enligt lag är förhindrad att avslöja sådan information till Personuppgiftsansvarige.

6.      PERSONUPPGIFTSAVSVARIGES SÄRSKILDA ÅTAGANDEN

• Eftersom Tjänsten ägs av kund till Personuppgiftsansvarige har Personuppgiftsansvarige ingen äganderätt till eller formell kontroll över personuppgifterna som behandlas av Personuppgiftsbiträdet.
  • Personuppgiftsansvarige ansvarar ej för att personuppgifterna är riktiga och uppdaterade.

7.      PERSONUPPGIFTSINCIDENT

• I det fall uppstår en situation som leder till oavsiktlig eller olaglig förstöring, förlust eller ändring eller obehörigt röjande av eller obehörig åtkomst till personuppgifterna (”Personuppgiftsincident”) ska Personuppgiftsbiträdet utan onödigt dröjsmål och senast inom 8 timmar från att Personuppgiftsincidenten upptäcktes skriftligen informera Personuppgiftsansvarige enligt uppgifter i bilaga ”Kontaktuppgifter”.
  • Informationen ska, i den mån den är tillgänglig för Personuppgiftsbiträdet, åtminstone innehålla följande:
    • En beskrivning av omständigheterna kring Personuppgiftsincidenten
    • En beskrivning av Personuppgiftsincidentens art, och, om så är möjligt, de kategorier av och det ungefärliga antalet registrerade som berörs samt de kategorier av och det ungefärliga antalet personuppgifter som berörs
    • En beskrivning av de sannolika konsekvenserna av Personuppgiftsincidenten
    • En beskrivning av de åtgärder som har vidtagits eller föreslagits för att åtgärda Personuppgiftsincidenten, samt, när så är lämpligt, åtgärder för att minska dess potentiella negativa effekter
    • Kontaktuppgifter till dataskyddsombud eller annan kontaktperson som kan tillhandahålla mer information till Personuppgiftsansvarige
  • Om det inte är möjligt för Personuppgiftsbiträdet att tillhandahålla informationen vid ett tillfälle, får informationen tillhandahållas i omgångar utan onödigt ytterligare dröjsmål.

8.      REVISION OCH GRANSKNING

• Personuppgiftsbiträdet ska på begäran av Personuppgiftsansvarige ge denne tillgång till all information som krävs för att visa att Personuppgiftsbiträdets skyldigheter enligt Gällande rätt samt Avtalet har fullgjorts.
  • Om informationen enligt tidigare punkt inte rimligtvis kan anses som tillräcklig för att visa att de skyldigheter som fastställs enligt Gällande rätt är uppfyllda, har Personuppgiftsansvarige rätt att utföra fysiska granskningar.
  • Personuppgiftsbiträdet ska möjliggöra och bidra till granskningar och inspektioner som genomförs av Personuppgiftsansvarig eller av personuppgiftsansvarige utsedd opartisk tredje part. Personuppgiftsansvarige ska skriftligen notifiera Personuppgiftsbiträdet om den planerade granskningen minst 20 arbetsdagar i förväg.
  • Granskningen får endast utföras:
    • under normal kontorstid
    • efter att Personuppgiftsansvarige har säkerställt att den som utför granskningen lyder under en sekretessförbindelse som är lämplig i förhållande till de personuppgifter och den information som ska granskas, och
    • i enlighet med Personuppgiftsbiträdets interna policys och säkerhetsrutiner.
  • Vardera part står för sina egna kostnader som uppkommer i samband med granskning.

9.      UNDERBITRÄDE

• I de fall Personuppgiftsbiträdet planerar att anlita ett underbiträde eller byta ut ett befintligt underbiträde ska Personuppgiftsbiträdet informera Personuppgiftsansvarige senast 30 arbetsdagar innan för att Personuppgiftsansvarige ska ha möjlighet att motsäga sig ändringen.
  • Om det finns rimliga skäl för Personuppgiftsansvarige att motsäga sig ett underbiträde ska parterna i första hand samarbeta för att hitta ett lämpligt alternativ, i andra hand har Personuppgiftsansvarige rätt att säga upp detta Avtal med eventuellt tillhörande Huvudavtal.
  • Vid anlitande av ett underbiträde ska Personuppgiftsbiträdet genom avtal (”Underbiträdesavtal”) säkerställa att underbiträdet har samma skyldigheter som Personuppgiftsbiträdet har enligt Avtalet. Detta gäller i synnerhet avseende tillräckliga garantier om att genomföra de lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder som krävs för att uppfylla Gällande rätt.
  • Personuppgiftsansvarige har alltid rätt att ta del av Personuppgiftsbiträdets underbiträdesavtal (strikt kommersiell information får redigeras).
  • Personuppgiftsbiträdet ska hålla en uppdaterad förteckning över sina underbiträden. Förteckningen ska göras tillgänglig för Personuppgiftsansvarige på begäran.
  • Om underbiträdet inte fullgör sina skyldigheter enligt underbiträdesavtalet ska Personuppgiftsbiträdet vara fullt ansvarig gentemot Personuppgiftsansvarige för underbiträdets åtgärder eller underlåtenhet att vidta åtgärder.

10.  REGISTER OCH DATASKYDDSOMBUD

1. Personuppgiftsbiträdet åtar sig att föra ett skriftligt register över behandlingen av personuppgifter med det innehåll som anges i artikel 30.2 i Dataskyddsförordningen. Registret ska vara tillgängligt för Personuppgiftsansvarig på begäran.
   1. I det fall behandlingen eller verksamhetens karaktär kräver att Personuppgiftsbiträdet ska utse ett Dataskyddsombud enligt artikel 37 i Dataskyddsförordningen, ska dataskyddsombudets kontaktuppgifter framgå av bilaga ”Kontaktuppgifter”.

11.  KONTAKT MED TILLSYNSMYNDIGHET OCH DEN REGISTRERADE

1. Personuppgiftsbiträdet ska utan dröjsmål informera Personuppgiftsansvarige om all kontakt med den Registrerade, tillsynsmyndighet eller annan tredje part som rör Personuppgiftsbiträdets behandling av personuppgifterna.
   1. För det fall där den Registrerade framställer begäran till Personuppgiftsbiträdets om sina rättigheter kopplat till behandlingen ska Personuppgiftsbiträdet hänvisa den Registrerade till Personuppgiftsansvarige.
   1. Personuppgiftsbiträdet ska tillåta de inspektioner som tillsynsmyndighet kan kräva enligt Gällande rätt.
   1. Personuppgiftsbiträdet har inte rätt att företräda Personuppgiftsansvarige eller på annat sätt agera för Personuppgiftsansvariges räkning gentemot den Registrerade, tillsynsmyndighet eller annan tredje part.

12.  TEKNISKA OCH ORGANISATORISKA SKYDDSÅTGÄRDER

1. Personuppgiftsbiträdet ska vidta lämpliga organisatoriska och tekniska säkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifterna som omfattas av Avtalet mot obehörig eller olaglig åtkomst. Detta innefattar att säkerställa tillräcklig kapacitet, tekniska lösningar, kompetens, ekonomiska och personella resurser, rutiner och metoder.
   1. De tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärdernas lämplighet ska bedömas med beaktande av den senaste utvecklingen, genomförandekostnaderna och behandlingens art, omfattning, sammanhang och ändamål samt vilken risk behandlingen medför för de grundläggande fri- och rättigheterna.
   1. Om Personuppgiftsansvarige bedömer behandlingens risknivå som hög, och därmed genomför en konsekvensbedömning, ska Personuppgiftsansvarige dela resultatet av konsekvensbedömningen med Personuppgiftsbiträdet så att detta kan tas i beaktande vid fastställande av vad som utgör lämpliga säkerhetsåtgärder.
   1. Personuppgiftsbiträdet ska följa de eventuella beslut och samrådsyttranden som tillsynsmyndighet meddelar om åtgärder för att uppfylla säkerhetskraven i Gällande rätt och samtliga övriga krav som avser Personuppgiftsbiträdet enligt Gällande rätt.
   1. Personuppgiftsbiträdet ska säkerställa att anställda (hos Personuppgiftsbiträdet eller dennes underleverantörer) endast får tillgång till personuppgifter i den utsträckning det är nödvändigt och att de som får tillgång till personuppgifterna har åtagit sig att iaktta sekretess för sådan information (t.ex. genom att underteckna ett individuellt sekretessavtal).
   1. Endast personer anställda/anlitade som konsulter hos Personuppgiftsbiträdet och som bedöms ha nödvändig kunskapsnivå i förhållande till personuppgiftsbehandlingens art och omfattning får behandla personuppgifterna.
   1. Datorutrustning, lagringsmedier och övrig utrustning som används vid behandling av personuppgifter som utförs av Personuppgiftsbiträdet ska förvaras så att obehöriga inte kan få tillgång till dem.
   1. Säkerheten i Personuppgiftsbiträdets lokaler där personuppgifter behandlas ska vara lämplig och säker avseende låsutrustning, fungerande larmutrustning, skydd mot brand, vatten och inbrott, skydd mot strömavbrott och strömstörningar. Den utrustning som används för att behandla personuppgifter ska ha ett gott skydd mot stöld och händelser som kan förstöra utrustningen och/eller personuppgifterna.

13.  KONTROLL ÖVER PERSONUPPGIFTER

Personuppgiftsbiträdet ska säkerställa att Personuppgifterna inte oavsiktligt eller olagligt förstörs, ändras eller förvanskas. Uppgifterna ska skyddas mot obehörig åtkomst vid lagring, överföring och annan behandling. Personuppgifterna får endast lämnas till Personuppgiftsansvarige efter säkerställd identifiering av mottagaren.

14.  ÖVERFÖRING AV PERSONUPPGIFTER UTANFÖR EU/EES

Personuppgiftsbiträdet behandlar i första hand Personuppgifterna inom EU/EES. I de fall personuppgifterna inte behandlas inom EU/EES ska Personuppgiftsbiträdet säkerställa att behandlingen är laglig enligt Gällande rätt genom att någon av följande krav är uppfyllda:

• Det finns ett beslut från EU-kommissionen om att landet säkerställer adekvat skyddsnivå
  • Personuppgiftsbiträdet tillämpar EU-kommissionens standardavtalsklausuler för tredjelandsöverföring,
  • Personuppgiftsbiträdet har vidtagit andra lämpliga skyddsåtgärder som uppfyller Gällande rätt.

15.  ANSVAR OCH ERSÄTTNINGSSKYLDIGHET

1. Part är fri från ansvar för åtaganden enligt Avtalet i de fall fullgörande hindras av omständighet av extraordinär natur utanför Parts kontroll vilken Part inte skäligen kunde förväntas ha räknat med och vars följder Part inte heller skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit.
   1. Personuppgiftsbiträdet ansvarar för direkta skador som uppkommer till följd av att Personuppgiftsbiträdet har behandlat personuppgifter i strid med Personuppgiftsansvariges instruktioner enligt Avtalet och Gällande rätt.
   1. Personuppgiftsbiträdet ska ersätta Personuppgiftsansvarig för direkt skada, med maximalt 5280 SEK. Ersättningen ska inte betalas om kravet har koppling till behandling som godkänts eller utförts enligt Personuppgiftsansvariges instruktioner.
   1. Personuppgiftsbiträdet ansvarar inte för Personuppgiftsansvariges kostnader för ombud.
   1. Personuppgiftsbiträdets ansvar ska inte omfatta indirekta skador eller följdskador såsom förlorade intäkter eller vinster, kontrakt, kunder eller affärsmöjligheter, goodwillförlust, eller förväntade besparingar.

16.  KONFIDENTIELL INFORMATION

1. Personuppgiftsbiträdet får inte till tredje man eller till annan obehörig, lämna ut eller röja information om behandling av personuppgifter eller innehållet i personuppgifter, som omfattas av detta Avtal eller annan information som Personuppgiftsbiträdet getts tillgång till som följd av detta Avtal. Detta gäller inte information som Personuppgiftsbiträdet är skyldig att lämna ut enligt lag. Sekretessförpliktelsen är giltig från och med den dag båda Parterna undertecknat Avtalet och obegränsat i tiden därefter. Personuppgiftsbiträdet ska säkerställa att sekretessåtagandet gäller för alla anställda och andra personer som arbetar hos eller på uppdrag av Personuppgiftsbiträdet och som har behörighet att behandla personuppgifter.

17.  GILTIGHETSTID OCH UPPHÖRANDE

1. Avtalet är giltigt under den tid Personuppgiftsbiträdet behandlar personuppgifter för Personuppgiftsansvariges räkning eller tills Avtalet ersätts av ett annat personuppgiftsbiträdesavtal.
   1. Personuppgiftsbiträdets skyldigheter enligt Avtalet ska fortsätta att gälla, oavsett om Avtalet har sagts upp eller annars upphört att gälla, så länge som Personuppgiftsbiträdet behandlar personuppgifter för Personuppgiftsansvariges räkning.

18.  RADERING OCH ÅTERLÄMNANDE AV PERSONUPPGIFTER

1. Vid avtalets upphörande kommer Personuppgiftbiträdet och eventuella underbiträden att ha kvar de personuppgifter som är fortsatt nödvändiga för att Personuppgiftsansvariges kund ska kunna använda tjänsten. Personuppgifter som inte är fortsatt aktiva i tjänsten kommer raderas eller återlämnas på Personuppgiftsansvariges begäran.
   1. Om Personuppgiftsansvarige inte har begärt återlämning eller radering av inaktiva personuppgifter inom de dagar som har kommit överrens från Avtalets upphörande, får Personuppgiftsbiträdet radera de personuppgifter kopplat till Personuppgiftsansvarige som ej längre behövs för att kunna använda tjänsten.

19.  TILLÄMPLIG LAG OCH TVISTELÖSNING

1. Svensk lag ska tillämpas på detta Avtal.
   1. Tvister som uppstår i anledning av Avtalet ska slutligt avgöras genom skiljedomsförfarande administrerat av Stockholms Handelskammares Skiljedomsinstitut (SCC).
   1. Regler för Förenklat Skiljeförfarande ska tillämpas om inte SCC med beaktande av målets svårighetsgrad, tvisteföremålets värde och övriga omständigheter bestämmer att Skiljedomsregler ska tillämpas. I sistnämnda fall ska SCC också bestämma om skiljenämnden ska bestå av en eller tre skiljedomare. SCC ska utse samtliga skiljedomare.
   1. Skiljeförfarandets säte ska vara i Stockholm och språket för förfarandet ska, om inte annat är avtalat, vara Svenska.

BILAGA – BEFINTLIGA OCH GODKÄNDA UNDERBITRÄDEN

1. Namn: Axessibility Lab AB
   Typ av tjänst:Programmering av mjukvara
   Hemsida: https://axesslab.com
   Plats för datacenter: Frankrike
   Uppgifter som behandlas: Databas
   Säkerhetsåtgärder: Uppgifterna behandlas inom EU/EES
2. Namn: Clever Cloud
   Typ av tjänst: Datalagring
   Hemsida: https://www.clever-cloud.com/
   Plats för datacenter: Frankrike
   Uppgifter som behandlas: Databas
   Säkerhetsåtgärder: Uppgifterna behandlas inom EU/EES

BILAGA – TEKNISKA OCH ORGANISATORISKA SÄKERHETSÅTGÄRDER

Personuppgiftsbiträdet har vidtagit följande tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att personuppgifterna behandlas på ett säkert sätt och att de skyddas från förlust, missbruk och obehörig eller otillåten åtkomst.

Tekniska säkerhetsåtgärder är åtgärder som implementeras genom tekniska lösningar.

• Kryptering
• Åtkomst logg
• Säkert nätverk
• Brandvägg
• Säkerhetskopiering
• Regelbunden kontroll av säkerhetsnivå

Organisatoriska säkerhetsåtgärder är åtgärder som implementeras i arbetssätt och rutiner inom organisationen.

• Interna styrdokument (policys/instruktioner)
• Inlogg- och lösenordshantering
• Fysisk säkerhet (lokaler m.m.)

BILAGA – KONTAKTUPPGIFTER

Personuppgiftsansvarige

DataskyddsombudFör- och efternamn:
Telefonnummer:
E-postadress:

Personuppgiftsbiträde

DataskyddsombudFör- och efternamn: Malin Larsson
Telefonnummer: 0735789363
E-postadress: gdpr@weyoume.se